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发挥优势 整合资源 努力开创长沙市会展行业协会工作新局面

作者: | 来源: | 日期:2011/6/10 16:48:31

发挥优势 整合资源 努力开创长沙市会展行业协会工作新局面
                            ——在长沙市会展行业协会第一届会员代表大会
                                 第四次会议上的工作报告
                                    赵祚银

  各位领导,各位会员:
  现在,我受长沙市会展行业协会第一届理事会的委托,向大会作工作报告,请予审议。
  一、过去五年工作回顾
  市会展行业协会自2005年8月成立以来,在市人民政府的正确领导下,在市会展工作管理办公室、市民政局的具体指导下,在各位理事、各位会员的共同努力及社会各界的关心支持下,已经走过了五年发展历程。过去的五年,是我们高举邓小平理论和“三个代表”重要思想伟大旗帜,认真贯彻落实科学发展观,积极推动行业稳步健康发展的五年;是我们加强行业自律,充分发挥桥梁和纽带作用,切实履行好服务会员宗旨的五年;是我们提升行业素质,与业内外同仁共谋发展,团结奋斗的五年。长沙市会展行业协会圆满地完成了第一届理事会的各项工作任务。
  (一)过去五年的工作实践
  1、加强组织领导建设,充分发挥行业指导作用
  组织领导建设是各项工作的基础和保障,协会自成立以来,始终把组织领导建设放在重要位置来抓。一是打造坚强有力的领导班子。长沙市会展行业协会的成立,得到了各级领导的高度重视。2005年,时任长沙市副市长的向力力同志对协会成立做出专门批示。市会展办高度重视协会建设,党组书记、主任杜中塔同志多次召开专题会议,商讨协会建设工作,将其作为全市会展工作的重要内容,加强业务指导,加大资金支持力度,确保各项工作顺利开展。湖南国际会展中心、湖南省展览馆、长沙红星国际会展中心三大场馆的主要领导以及长沙市会展发展有限公司、长沙领秀展览策划有限公司的负责人亲自担任协会副会长,各理事单位精诚履职,通力合作,组成了坚强有力的领导班子,确保了协会稳步、健康、有序、富有成效的开展工作;二是建立职能完善的内部机构。经过五年发展,协会组织体系和各项制度逐步发展和健全,基本形成了一个部门配套、规章完善、流程顺畅的制度保障体系。协会秘书处制定了《协会规章制度》,详细规定了秘书长、副秘书长、办公室主任、文员的工作职责,以及办公、财务、会议、档案、请示、报告、接待等工作程序与要求,为各部门各司其职、各尽其用、协调配合,努力完成协会工作目标提供了组织和制度保障;三是发展种类多样的会员队伍。通过积极宣传、扩大影响,目前,协会已接纳会员单位达103家,涉及十多个行业和部门,其中场馆5家,展览公司37家,文化传播公司27家,礼仪庆典公司6家,宾馆酒店10家,旅行社4家,媒体7家,教育机构3家,公园和其他展示场所4家。会员单位已经成为长沙会展业的主力军,办展水平不断提高。
  2、协助办好大型展会,充分发挥协调服务作用
  我们致力于从专业的角度协助各办展方办好大型会展项目,大力培育会展品牌。一方面积极指导会员单位开展各项会展活动,加速培育我市会展市场;另一方面各会员单位亲自投入到大型会展活动的组织协调工作中。从前期的项目调研到组织策划,从展会的现场管理到后期总结,各会员单位以专业的工作素质、高效的工作方法、认真的工作态度,得到社会各界的一致好评,例如长沙市会展发展有限公司先后四次承办了秋季全国糖酒会,打造了长沙良好的会展形象;潇湘晨报中南国际会展有限公司成功举办了六届长沙车展,并逐步把长沙车展打造为中部地区最有影响力的汽车博览会。
我们在长沙市会展工作管理办公室的领导下,各会员单位立足长沙,用心办展,全市会展业已发生了很大变化。一是会展规模更大。全市举办的区域性、全国性乃至国际性的大型会展活动占全部展会数量的比重一直保持在10%以上,诸如金鹰节、农博会、车展等大型会展活动的举办,大大提升了我市会展发展整体水平和城市知名度;二是会展质量更高。参展单位更加注重自身的形象宣传,特别是一些大型展览活动基本以特装展位为主,“重展轻销”意识明显增强,省外、境外参展单位逐年增加,展出产品基本以名、优、新、特产品为主,且种类更多;三是会展创新更多。每年新兴会展项目占全部会展总数的比重超过15%,同时,各会展活动也更加注重融入创新元素。如今年举办的橘子洲国际摄影文化节就创造了我市乃至整个中国会展业的多项纪录。充分体现了长沙人“敢为人先”的创新精神。
  3、科学制定行业规范,充分发挥政策引导作用
  我们坚持以“服务、代表、协调、自律”为基本职能,将维护会员合法权益,避免不正当竞争,营造会展市场和谐环境与机制作为首要职责,通过科学制定行业规范,积极加强行业管理。一是根据《长沙市会展管理办法》的精神,在吸收国内外成功经验的基础上,制订了《长沙市会展行业协会自律公约》,并于2008年开始试行,《自律公约》的实施,得到了广大会员单位的积极支持和响应,有效发挥了行业自律作用;二是根据长沙会展业快速发展的形势和要求,在广泛听取会员意见和建议的基础上,经过多次的探讨和论证,于2010年11月制定了《长沙市展示工程企业资质等级评定标准及细则(试行)》。目前协会已成立了专门的领导小组,准备正式启动长沙展示工程企业资质等级评定工作,加强对会展企业从业资格的管理;三是认真落实《长沙市会展排期保护办法》,对大型品牌会展在政策上给予支持和保护,避免出现重复办展、多头办展、无序竞争的局面,确保各项展会顺利举行。
  4、大力开展宣传交流,充分发挥沟通桥梁作用
  协会自成立以来,一直秉持积极开放的办会方针,努力加强与外界的交流联系,通过大力实施“走出去”和“引进来”并举的发展战略,使长沙会展业形象大幅提升。目前协会拥有两个主要宣传媒介,分别是“长沙会展通讯”和“长沙会展网”。其中,“长沙会展通讯”已出版44期,每期均发放至市内各会展相关企业、单位和全国的会展业同行,在协会的不断努力下,“长沙会展通讯”的特色日趋鲜明,内容不断丰富,形式更加多样,有效宣传了长沙会展业的发展动态,得到了各级领导和会员单位的肯定。“长沙会展网”是省内唯一的会展综合门户网站,在信息化加速发展的今天,会展网逐渐成为社会各界人士了解长沙会展情况的主渠道。截至2010年11月30日,长沙会展网的访问总流量已突破350万人次,日访问量最高达2938人次,网页访问速率较前几年有显著提升,人均浏览次数和停留时间也逐步上升,网站用户粘性度明显增强。网站用户覆盖全国大部分省市,另外还有欧、美等国际访客,有效发挥了宣传主渠道作用。
在办好两大宣传媒体的同时,协会还组织了一系列交流活动。其中包括组织有关人员赴上海、广州等会展中心城市考察访问,学习当地政府和协会在整合会展资源、制定行业规范、启动评估机制、开展资质认证、引进国际会展、创新服务措施等方面的经验做法,了解不同地区在市场经济条件下会展业的服务理念、管理办法和经营策略,使会员单位开阔了视野、拓展了思路,为推进我市会展业上规模、上档次提供了智力支持。
  5、深入开展行业调研,充分发挥参谋助手作用
  协会作为全市会展行业的权益代表者,始终坚持深入一线,认真开展调查研究,仔细了解广大会员在日常工作中遇到的困难和问题,并且积极发挥专业优势,提出有针对性的解决思路,为企业解决实际困难,为政府充当参谋助手。
针对我市会展统计工作起步较晚、数据偏少的问题,协会多次组织相关单位商讨会展统计事宜,发动会员单位按时填报会展业统计报表,并对茶博会、珠洽会、烟火博览会等多个展会进行了统计数据收集,逐步建立了一套完善的长沙市会展数据信息库,做到月度有数据、季度有分析、年度有报告,以便政府、企业及有关方面及时了解行业情况、掌握我市会展经济的有关动向和趋势。针对专业会展公司普遍反映的价格恶性竞争,会展市场不规范,配套服务不到位等问题,协会秘书处在平时工作中及时进行总结归纳,并定期向市政府主管部门进行反映,特别是在协助制订《长沙市会展管理办法》等相关法规的过程中,协会认真收集广大会员的意见和建议,努力将会员的意愿变成政府的规章。针对我市会展从业者业务素质普遍偏低的问题。协会从2008年开始,与中南大学、长沙理工大学、长沙学院、长沙商贸旅游职业技术学院等高校签订了合作协议,并设计了会展市场分析、会展服务营销、展会案例分析等培训课题,积极组织会员单位参加职业会展人培训,尽快为我市会展企业培养一批符合国际标准的会展专业人才。
  (二)存在的主要问题
  过去五年,协会在各方面取得长足进步,但依然存在着一些不足,主要表现在:一是业务范围比较局限。按照“服务、代表、协调、自律”的基本职能,协会目前的工作还主要局限于大型展会协调,在同广大会员的沟通服务方面所开展的工作较少,离成为全体会员利益代表者的目标还有不小的距离;二是筹资渠道相对单一。由于民间组织筹资渠道狭小,协会的经费来源有限,限制了协会的发展。协会尚未建立可供长期和可持续发展的、稳定的经费来源,保证协会良性运转的体制机制有待进一步健全和完善;三是影响范围不够广泛。近年来,协会在工作中,加强了与外界的交流联系,提高了社会影响力,但是协会的影响范围仍然不够广泛,未能在吸引会展资源,引进品牌会展上发挥更好的作用;四是自身建设有待完善。协会各项工作发展迅速,组织建设也取得了很大的进展。但由于各种原因,协会目前人员的数量及能力与目前工作和组织发展的需要相比较,还有较大差距,有待于进一步提升和充实。
  (三)五年工作的体会
  五年来的工作实践,使我们对做好协会工作有了更加深刻的体会。
  1、制定年度计划,是做好协会工作的前提
作为一个行业协会,要做的工作和开展的活动很多,为了确保工作有条不紊地进行,必须在年初的时候明确工作思路,科学地制定年度计划,统筹安排好各项工作。特别要分清各项工作间的相互关系,按事项的轻重缓急合理安排工作进度,确定完成任务的时间表,保证重要事项优先落实到位,同时兼顾其它事项,合理分配财力、物力、时间和精力,确保全部工作目标顺利实现。
  2、加强信息沟通,是落实协会工作的基础
协会会员分散在各个不同的行业和部门,日常工作繁忙,缺乏关注协会事务的机会。因此有必要加强协会与会员进行信息沟通的主动性。通过简报和网络等多形式、多渠道及时发布协有关协会工作动态的信息,使协会的各项工作能及时传达,及时得到反应,从而保证协会工作的顺利开展。
  3、加强团结协作,是发挥协会作用的关键
协会的重要职责之一,就是维护广大会员的权益。而维护权益,必须依靠会员的团结协作。只有广大会员自觉践行行业规章,恪守行业道德,加强行业自律,共同维护行业形象,切实做到互惠互利,才能扩大行业的社会影响力,树立行业的良好信誉,真正发挥协会的组织力和感召力。
  4、积极开展活动,是确保协会生存的根本
行业协会是一个松散型的社会团体,主要靠开展各项活动来联系和组织会员。通过组织业务培训、学习考察、课题调研、评先评优等活动,给会员提供聚会交流、互相学习、共同探讨、获取信息和商业灵感的平台,发挥协会加强行业内外沟通的桥梁纽带作用。
  5、创新运行机制,是促进协会发展的保障
  协会是独立法人团体,其内部管理应有其独立的运作模式和相应的运行机制,要坚持职务聘任的用人机制,推行绩效工资和薪酬激励机制,强化开源节流的理财机制,建立健全适合行业协会发展特点的各种规章制度,确保内部运作有序、和谐、高效。
三、未来五年工作任务
  未来的“十二五”时期,是长沙会展业发展的关键时期,我们面临的发展机遇前所未有,面对的困难挑战也前所未有。长沙市会展行业协会需要紧紧抓住这个重要战略机遇期,以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,勇敢面对国际国内会展业发展格局的新变化、新要求,以超前的意识和敏锐的目光更好地研究和预测行业发展形势,引领和推动行业全面、协调、稳定、健康和可持续地发展。
  (一)坚定信念,明确思路,充分发挥协会在长沙会展经济发展中的服务协调作用
目前,我国会展业发展正处于一个“方兴未艾”、“重新洗牌”的转型时期,会展业逐渐从传统的政府包办过度到市场运作模式,各个城市对会展的理论研究、政策制定、发展定位等方面都还处于探索阶段,除北京、上海、广州三大主要城市中心地位明确外,其他会展城市差异并不十分明显,中国会展城市格局尚未完全形成。近年来,长沙市委、市政府十分重视会展经济的发展,立足本省、辐射周边,打造中部会展中心城市的目标很明确,我们完全有可能凭借优越的区位条件,深厚的文化底蕴,完善的配套设施,抓住机遇,发挥优势,明确目标,进一步发展壮大我市会展产业,为长沙提早跨入全国会展中心城市行列做贡献。
  (二)广开思路,立足长沙,积极协助政府全方位打造我市品牌会展
各会员单位要围绕品牌、品质做文章;围绕规模、规范下力气;围绕产业特色谋思路,着力做优、做强我市会展产业,各单位要进一步加大申办力度,建立与国际性会展机构和同等级会展主办方畅通的沟通渠道,力争引进一些规模较大、特色突出、有产业支撑、经济和社会效益俱佳的大型会展活动。激活会展市场,增加企业收入;要依托本地产业优势、本地企业特色,精心打造本地品牌会展;要进一步抓好金鹰节、农博会、科交会、车展等本土品牌,并使其有所突破,不断做大做强。
  (三)严格标准,整合资源,主动协助政府规范我市会展市场秩序
当前,我市会展经济还处于起步阶段,市场发育不成熟,市场运作中出现许多问题,有些问题还十分严重,有的甚至严重阻碍会展业发展,企业和单位很有意见。为此,协会有责任积极配合政府抓好行业管理工作:一是认真贯彻落实长沙市政府关于加强全市会展工作管理的措施要求,积极完成交代的各项任务,主动协调政府与企业的关系,及时反映企业意见和建议,进一步发挥桥梁作用;二是下大力抓好《长沙市会展行业协会自律公约》落实,各会员单位要严格按照《自律公约》规范本单位行为,坚持标准,讲究诚信,逐步减少和杜绝行业恶性竞争,努力营造长沙会展和谐发展的良好环境;三是认真落实好《长沙市展示工程企业资质等级评定标准及细则(试行)》,逐步完善会展市场准入门槛,提高企业质量,资质评定工作是进一步提高我市会展业发展质量的一项重要举措,各个单位要认真对照标准,逐步完善本企业工作标准,提升竞争力。力争使长沙拥有一批信誉好、实力雄厚企业。
  (四)拓展交流,深化合作,积极塑造我市会展发展良好形象
一是积极构建全方位、多角度、高标准的会展传播平台,利用会议交流、新闻发布、媒体宣传、网络传播等有效宣传途径,及时推介长沙会展业发展的先进经验和品牌展会的成功做法,为我市会展业发展树立良好形象;二是继续办好“长沙会展网”和“长沙会展通讯”,为全市重点展会的招展、招商和信息交流提供信息服务平台;三是组织我市重点会展企业赴境内外参加会展业交流,推介品牌展会,寻求更多的展会合作商机。
  (五)提早谋划,抢抓机遇,努力占领会展人才高地
人力资源是制约会展经济发展的重要因素之一,会展业的竞争归根到底是人才的竟争。目前,中国高素质的会展专业人才和会展公司奇缺,致使中国的很多会展只重形式、不重内容,会展经济效益和质量大打折扣。我市会展人才培养起步较晚,但发展速度很快,在大力实施会展人才培养的战略背景下,湖南师范大学、湖南商学院、长沙学院、长沙商贸旅游学院等高校已陆续开设会展专业,会展人才培养初具成效。未来五年,我们要努力发挥专业优势,从我市会展人才培养的总体要求出发,提早谋划,抢抓机遇,积极与各高校在会展理论研究、会展政策制定、学生实习锻炼等方面开展广泛的合作,形成职业教育、本科教育和研究生教育共同发展的多元化会展人才教育体系,满足市场对不同层次人才的需求。同时,各单位还要利用好高校的理论研究成果和师资力量,对现有的会展从业人员进行短期培训,并对培训合格人员颁发从业资格证书,提高我市会展从业队伍的整体素质,努力占领会展人才高地。
  (六)奋发有为,开拓进取,不断加强协会自身建设
一是加强办事机构建设。根据协会发展需要,为确保协会日常工作的高效开展,未来要进一步提升秘书处工作人员素质,从社会上选聘有专业知识的高素质人才,充实专职工作人员队伍,重点加强协会运作中的项目管理、业务咨询以及财务管理工作,逐步培养一支“团结、务实、高效、精干”的“服务型”工作队伍;二是建立健全规章制度。一方面认真总结现行规章制度中存在的缺失和不足,在广泛听取广大会员意见和建议的基础上,对现有相关管理制度做出修改;另一方面,根据新形势新要求,结合协会工作实际,在未来几年新出台几部能够有效促进行业健康发展的管理办法,努力推进我市会展经济又好又快发展。
  各位会员,长沙市会展行业协会第一届理事会的工作取得了一些成绩,这些成绩的取得是全体会员单位和业内外同仁齐心协力、顽强拼搏、共同努力的结果,是与各级领导的关心、社会各界朋友们的大力支持分不开的。在此我代表长沙市会展行业协会第一届理事会和全体会员单位对一贯支持和帮助我们工作的单位和同志们表示衷心地感谢!
  成绩属于历史,我们的工作还有许多不足之处,行业仍然存在着一些矛盾和问题,未来协会将继续坚持以“服务、代表、协调、自律”为基本职能,以市场运作为导向,以服务会员为宗旨,以提高行业竞争力为重心,在扩展规模、提高效益、优化环境的基础上,坚持科学发展、创新发展、和谐发展。大力推进长沙市品牌会展发展战略,实现会展经济又好又快发展。
  各位会员,长沙市会展行业协会第一届理事会已圆满完成历史使命。我们祝愿新一届理事会以更加昂扬奋发的精神状态,从新的历史起点出发,求真务实,锐意进取,解放思想,开拓创新,扎实认真把各项工作做好,为全面开创长沙会展行业协会工作新局面而努力奋斗!